中华人民共和国国务院2006年5月颁布的《地方志工作条例》规定，地方志包括“地方志书和地方综合年鉴”。原中国地方志指导小组2008年10月印发的《地方志书质量规定》将索引列入地方志书“述、记、志、传、图、表、录、索引”八种体裁之一；《地方综合年鉴编纂出版规定》第四章第三十二条提到“年鉴具有工具书性质，应有完备的检索系统......索引应提供丰富的检索信息，名称概念清晰，标目符合主题原意，标引准确”。由此可见，索引已经成为新编地方综合年鉴的必备要素。

   根据2018年10月1日开始实施的《地方志索引编制规则》（中华人民共和国国家标准GB/T 36070—2018）的定义，地方志索引指揭示、查找地方志中的概念、语词及其他项目等情报内容的检索工具，由一系列款目及参照组成，索引款目不按照地方志自身的顺序排列，而是按照字顺或其他可检的顺序排列。所以，索引的本质是一种检索工具。地方综合年鉴作为资料性文献，工具性、易检性是其重要属性，年鉴应为使用者提供易检性强的检索系统。地方综合年鉴索引要做到全面、准确、快速查取，应最大限度地满足读者对年鉴的使用要求，充分发挥年鉴的功能。

一、地方综合年鉴索引出现的问题

    1.索引数目少。《地方志索引编制规则》8.1.4索引规模衡量办法中指出，索引规模有如下衡量办法：a索引页数与正文页数之比；b索引页数与目录页数之比；c款目数量与条目数量之比。索引规模应由索引员权衡各种因素后决定。对于卷内索引，建议索引页码数占正文总页码数的5%～10%之间。许家康曾提出：“当务之急是增强标引深度，加大索引量，将索引比提升到1：1.5至1.2的水平。”对《滨州年鉴（2022）》《濮阳年鉴（2022）》《濮阳年鉴（2023）》进行统计，得到的页码索引比和款目索引比分别是：0.034、1.06；0.034、0.9；0.032、0.98。

   另外，《中国年鉴研究》 2023 年第 3 期，王世伟的《地方综合年鉴的索引编制》一文，统计了 10 部地方综合年鉴索引标引深度情况。（标引深度 = 索引款目总条数 ÷ 条目总数。即上文提到的衡量办法c款目数量与条目数量之比）

10部地方综合年鉴索引的标引深度统计表

   可以看出，目前不仅仅是《濮阳年鉴》，大部分的地方综合年鉴的标引深度都比较低，仍然存在着提升空间。

   2.主题词不精准。关于地方综合年鉴中索引的范围，《地方志索引编制规则》第6款明确了地方志的索引范围，“地方志记述的具有实质检索意义的表达人、事、物的名称，文献，表格题名与内容，图照题名与说明文字，以及主题事物和主题概念等；地方综合年鉴的条目、特载、专文以及年鉴其他内容中包含实质检索意义的语词。地方志的序跋、目录、凡例、参考文献等信息，一般不作索引。”以《濮阳年鉴》为例，索引提取范围一般是从市情概览开始，到统计资料结束，有专记是应加上专记。（专文一般不提取）地方综合年鉴在提取索引主题词时，要紧扣住实质检索意义这个关键。索引本质是一种检索工具，索引主题词不精准，检索效果就会大打折扣。在提取《濮阳年鉴》2022、2023两卷的索引主题词中，发现《濮阳年鉴》的索引主题词存在着多主题词、主题词后置、主题词不明确等问题。

   3.没有参照系统。《地方志索引编制规则》8.3中提出要建立参照系统，“在异名别称、上下层级、相关类别的不同索引款目中，为揭示标目相互之间的关系可编制参照系统，包括‘见’参照和‘参见’参照两类，详见GB/T 22466—2008第8章所列款项。”结合《索引编制规则（总则）》GB/T 22466—2008第8章所列款项，以设置有参照系统的《广州年鉴》《广西年鉴》为例，具体分析参照系统应如何设置。

   引用《索引编制规则（总则）》第8章所列款项如下：

    8.1设置参照的目的

索引的参照系统一般包括为同义标目和相关标目编制的参照，通常分为见参照（用“见”表示）和参见参照（用“参见”表示）。建立参照系统的目的在于增加相关标目之间的关联度，避免同义标目间信息分散或歧义。

   8.2 见参照

  见参照即值从非选用的同义标目或被替换标目，指向选用的标目。等同关系的词汇之间宜采用见参照。等同关系是指概念相同的同义词，内容有紧密内在联系的准同义词，以及一小部分反义词。

  示例：引得见索引、河南梆子见豫剧、政协见中国人民政治协商会议等。

《广州年鉴》中有“广交会 316b”见“中国进出口商品交易会297c”。中国进出口商品交易会简称为广交会，这两个条目是同样内容的不同记述，可以设置见参照。

   8.3参见参照

  参见参照，即从一个带有出处的索引标目指向一个或多个带有出处的标目的参照。索引中相关标目之间应该建立参见参照。

  参见参照主要分为两大类：

（1）大概念词和小概念词之间（即具有属种关系、整体与部分关系的词之间），可以考虑编制由上位词指向下位词的参见参照。

示例：公共图书馆参见上海图书馆。

《广州年鉴》中有气候参见农业气候。《广西年鉴》中有脱贫攻坚参见贫困残疾人脱贫攻坚、西部开发脱贫攻坚、左右江革命老区脱贫攻坚、深度贫困地区脱贫攻坚、财力支持脱贫攻坚。

（2）含义密切关联的词之间（即具有语义交叉关系或相关关系的词之间），可以考虑编制参见参照。

  示例：经济区参见区域经济、孙中山参见辛亥革命。

二、地方综合年鉴索引出现问题的原因分析

  出现以上问题的原因，主要有以下几种：

  1.专业性需加强。从事索引编制工作的人有一个特定的称谓为“索引员”，一般会有专业人士从事这项工作。但是考虑到年鉴编纂工作实际，没有多余的人力物力去培养具有专业能力的索引员，完全是依靠各年鉴编辑来进行此项工作。《地方志索引编制规则》中有大量的专业术语，而且涉及的项目、条款很多，需要更加深入地学习。对索引编制的专业性不了解是导致索引质量低的一个重要原因。

  2.对索引不够重视。年鉴界对索引的关注度不够，所索引的质量要求也不明确。中国精品年鉴评选标准中关于索引的要求是“（八）检索。具有完备的检索系统，有详至条目的中文目录；索引名称概念清晰，标引准确。”相较于其他标准，关于索引的要求比较简单笼统，对照《地方志索引编制规则》来看，编制规则中提到的很多项内容都没有明确要求。

三、地方综合年鉴索引主题词提取

  地方综合年鉴索引构建是一项系统工程，包括索引设计、款目制作、建立参照系统、款目排序、编写索引使用说明、校对和反查等环节。《地方志索引编制规则》对每一项流程都进行了详细地描述。《濮阳年鉴》的索引构建可以参考《地方志索引编制规则》的要求，对于索引的类型、范围、规模、排序、参照体系、标引规范等内容进行完善、补充和规范。其中，“款目制作”即“索引主题词提取”是地方综合年鉴索引构建的重中之重。根据年鉴编辑在索引主题词提取中所遇到的问题，用具体的案例，来讲一下索引主题词的提取。

  1.多主题主题词。多主题主题词指的是在一个条目中，出现了多个主题。一般带有“和、与、暨”等词组大多为多主题词条目。以往的处理方式是选择一个或两个并列作为一个索引款目，这是不准确的。准确的处理方式应该是将其拆分成多个索引款目，条目中出现的主题词有几个，就拆分为几个。

 例如：

  2.主题词前置。索引是一种检索工具，如果把主题词后置，读者就不能方便快捷的找到检索的内容。例如：全市2021总结表彰大会、2022广东涂料产业发展(濮阳)大会开幕、“1+14”人才政策等条目，主题词前的“全市2021年度”“2022”“1+14”属于说明性质的修饰词，提出索引主题词应该将这一部分去掉，让主题词前置。

  3.主题词应简洁。年鉴索引的编制是一项浩大的工程，要逐篇、逐段、逐句地浓缩相关信息，字数控制在一定范围内提取主题词，通常是名词或名词加动词形式的短语。对于年鉴索引来说，主题词的选取要做到言简意赅。在编制年鉴索引时，经常遇到主题词前后出现多余成分，致使主题词不简洁。前面赘字会造成检索不便，如“开展防震减灾实战演练”“开展森林督查和林草湿监测”，应删除“开展”。后面赘字易造成烦琐，如“濮阳市首批三十辆氢燃料电池商用车集中投入”“就医结算制度进一步完善”“市公共就业创业服务大厅建成”，其中“集中投入”“进一步完善”“建成”是完全多余的，应删除。

  4.主题词的内涵和外延应相互吻合。主题词要有专指，避免笼统、含糊不清、空洞，内涵和外延不吻合，影响索引质量，不能为读者提供明确的信息指引。年鉴中经常出现如概况、重要会议、重要活动、重要决策、重点工作等，无专指，没有实际意义。若不标注，将丢失一些内容，降低索引深度。有效的处理办法是在前面加上所属名称。如“民政概况”“防汛重要会议”等。再如，把“管理工作”“货运能力”“创业就业”等作为主题词也是不恰当的，应在前面加限定词，如“邮政管理”“铁路货运能力”“贫困户创业就业”。又如，“新产品开发”“学术交流”“获得荣誉”“打造服务品牌”“创建成果转化”“巩固拓展市场”等，应在文中找到具体内容，从中提炼出主题词。该类问题也在提醒年鉴编辑，在编辑年鉴条目标题时就应该为提取主题词做好准备，高质量的编辑条目标题。

四、索引排序和编排问题

  地方综合年鉴大多数采用拼音排序，整体上来说，从 A 到 Z，以标引的第一个字的首字母进行依次排列。此种排序简洁明了，方便快捷，且符合一般读者的检索习惯，所以现在的年鉴一般都会采取此种排序方式。但是，由于中国汉字中多音字的存在，再加上地名或姓名的特殊读法，使得电脑 排序可能不太准确，因此在排序时应额外注意。

  另外，部分年鉴会将数字开头的索引款目单独列在索引的开头位置。通过翻阅近3年的《濮阳年鉴》，数字开头的索引款目并不多，并不需要单独列出来，从而破坏索引的整体性。

  在查阅其他地方综合年鉴时有注意到，部分年鉴索引后边的页码会标有“abc”三个字母，其中字母 a、b、c 分别表示内容所在的左栏、中栏和右栏。标注分栏能够让读者更方便、快速检索。

五、索引说明

  一般来说，索引开头必须要有索引凡例或编制说明，对本索引的编制方法和收录范围作简要说明，以备查考。

示例：

 《广州年鉴（2017）》索引说明

 1.本索引采用主题分析方法，按主题词汉语拼音顺序排列。为方便检索，编制了主题词首字的《笔画检字表》。

 2.书中的篇目题、类目题、分目题用黑体字标明，其余用宋体字排印。

3.本刊的《人物》《大事记》《文献法规》《经济社会统计资料》等篇目未作索引。

4.索引的主题词后面的数字表示内容所在页码，数字后面的拉丁字母(a、b、c)表示该页自左至右的栏别。

5.为了方便从不同名词术语检索，索引中部分主题词使用“代”“见”相互参照，例如:“广交会”见“中国进出口商品交易会”;表示有关“广交会”的内容到“中国进出口商品交易会”中查找。为了更全面地反映本刊中的相关内容，索引中部分主题词采用相互参见，例如:“气候”参见“农业气候”。

《广西年鉴·2018》索引说明

  一、本索引是《广西年鉴·2018》的内容分析索引。正文（包括条目、文献、图片、表格等）中凡具有独立检索意义的完整资料,都可以通过本索引进行检索。

  二、索引按汉语拼音字母（同音字按声调）顺序排列。类目、分目、次分目作索引款目用黑体字排印,其余款目用宋体字排印。表格、图片（含示意图）在其款目后分别注明“表”“图”。

  三、索引款目后的数字表示内容所在的页码,数字后的拉丁字母（a、b、c）表示栏别（即版面的1、2、3栏）。

  四、空两字起排的款目为上一主题的“附见”。同一主题的“参见”,只标页码。内容有交叉的款目,为便于读者检索,在本索引中重复出现。

  五、阿拉伯数字、拉丁字母开头的款目排在索引之前。

《濮阳年鉴（2022）》索引说明

  一、《濮阳年鉴（2022）》索引包括主题索引、表格索引、图照索引。

  二、本卷索引各部分均按汉语拼音（同音字按声调）顺序排列。

  三、内容有交叉或完全不同而标题相同的，标明不同页码。

《濮阳年鉴（2023）》索引说明

  一、《濮阳年鉴（2023）》索引包括主题索引、表格索引、图照索引。

  二、本卷索引各部分均按汉语拼音（同音字按声调）顺序排列。

  三、“特载”“大事记”“统计资料”“调研报告”“附录”未做主题索引。

  通过对比，《濮阳年鉴》在索引的编制说明上仍存在较大的进步空间。第一，根据《濮阳年鉴》编纂实际，应明确表明主题索引范围为所有分目，不包括篇目、类目等，同时注明哪些篇目不设置索引。第二，详细说明索引的排序方式。第三，对主题词后的数字、字母进行说明。第四，设置参照系统并进行说明。

  目前，《濮阳年鉴》的索引编制仍存在不少问题，提高索引的编制水平，加强索引的完备性、标准性，既可以方便年鉴使用者检索资料，又能促进年鉴的开发利用。编制年鉴索引，要有明确的质量要求，更要有严谨的工作态度，年鉴工作者应该在实际工作中不断打磨，精雕细琢，使年鉴索引编制工作逐步规范化、标准化，推动年鉴整体质量不断提高。

                                                                                                                                          （作者单位：中共濮阳市委党史和地方史志研究室）